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Publié le 13/07/2021 - minutes de lecture

Comment devenir organisateur d’événement ?

Maxime Arcari

CEO & Cofondateur @ Utopix

Vous voulez travailler dans l’organisation d'événements, votre tâche principale sera de planifier des événements de toutes sortes. Qu'il s'agisse de concerts, de cocktails, de galas sportifs ou de mariages, grâce à votre créativité et votre talent d'organisateur, vous transformerez chaque célébration en un événement inoubliable.

Mais avant de parler formation rôle et qualité d’un organisateur d’évènement, voyons ce que c’est.

Qu’est qu’un organisateur d’événement ?


Un organisateur d'événements ou gestionnaire d’évènements conçoit, organise et anime des événements à caractère public, qu'il s'agisse de mariages, de cocktails, de festivals ou de salons internationaux…. Il n'est pas seulement responsable de la planification de ces événements, mais aussi de la bonne mise en œuvre.

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Auparavant, un organisateur d'événements doit suivre une formation dans le domaine de l'événementiel. Il est également envisageable de suivre une formation commerciale puis de se spécialiser dans des séminaires et stages adaptés.

Il débutera alors généralement en tant qu'assistant ou junior event manager. À partir de là, plusieurs cheminements de carrière s'offrent à lui.
Il s’agit d’un métier qui mêle travail de bureau et de terrain, demande plusieurs déplacements parfois à l’international.

Quelles études permettent de devenir organisateur d'événement ?


Il existe de nombreuses formations qui peuvent mener à devenir organisateur d'événement. Néanmoins, les études les plus populaires pour arriver reste des études en communication ou en marketing proposées par des hautes écoles, centres de formations et universités.

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Quel est le rôle d’un organisateur ?


Il est plutôt occupé !

  • Il développe des idées créatives et en relation permanente avec ses clients pour produire un événement sur mesure.
  • Il crée des concepts pour des événements et calcule des budgets
  • Avant de commencer à planifier, l’organisateur d’évènements rencontre les clients pour connaître leurs idées et leurs souhaits. Y a-t-il une thématique ? Combien d'invités sont prévus ? S’agit-il d’un lieu à l'intérieur ou à l'extérieur ? Est-ce un événement en ligne ? Le montant du budget ?

Sur la base de ces informations, il crée un concept. Ce faisant, il ne prend pas seulement en compte le lieu, mais inclue également les autres éléments de l'événement tels que l'accompagnement musical, le service de restauration, le booking des photographes et vidéaste pour immortaliser l'événement, la décoration, les artistes spéciaux, la technologie événementielle et la réservation du personnel.

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Il garde toujours un œil sur ce qui peut être mis en œuvre, quels éléments du programme rend l'événement très spécial et combien d'argent est disponible pour les différents prestataires. Pour ce faire, il prépare un plan de coûts.

  • Il met en œuvre la planification d'événements

Il débute la mise en œuvre en trouvant la localisation et les prestataires pertinents en termes de concept et de budget.
Pour les services qu’il souhaite utiliser, l’organisateur d’évènement reçoit d'abord des estimations de coûts afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour ses clients. Ensuite, il effectue les réservations correspondantes après que son client les a approuvées.

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Selon le lieu, il est également obligé d'obtenir des licences spéciales de la ville ainsi que de soumettre des demandes - par exemple si des sections de route doivent être fermées ou si de la musique payante doit être jouée.

La recherche de sponsors et le travail de presse peuvent également être à l'ordre du jour. Sur demande, l’organisateur d’évènements peut concevoir et envoyer des cartes d'invitation attrayantes aux invités.

  • Il coordonne le processus et la fin de l'événement

Qu’il travaille en tant qu’indépendant ou pour une agence, l’organisateur d’évènements n'est pas seul, mais responsable de l'événement avec ses collègues ou ses équipes. Cela s'applique également à l'événement lui-même.

En tant que responsable principal de l'événement, il est la personne de contact pour clarifier les dernières questions et rechercher immédiatement des solutions en cas de problème.

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Si des artistes de renom se produisent ou des donateurs sont présents, il veille à leur bien-être et coordonne leur arrivée et leur départ. De plus, l’évènement lui fournit une bonne plateforme pour nouer de nouveaux contacts et ainsi gagner de nouveaux clients potentiels.

Il est considéré comme « Last Man Standing ». Par conséquent, il reste jusqu'à la fin et supervise le démontage, même s’il doit avoir lieu aux premières heures du matin.

  • Il émet les factures et rédige le rapport final

Après l'événement, la facture sera émise. Pour que cela puisse être fait le plus rapidement possible, le gestionnaire d’évènements doit collecter à l'avance toutes les dépenses sous forme de reçus et les organiser en conséquence.

Ensuite, il prépare un rapport final qui recense : les coûts, les revenus initialement prévus et réels, par exemple après un événement caritatif. Par ailleurs, un rapport final contient en partie une formulation de l'objectif initial et indique s'il a été atteint.

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Il présente non seulement cette documentation au client, mais cette dernière sert également d'évaluation pour la planification budgétaire future et les optimisations possibles. Vous pouvez également avoir une conversation de rétroaction avec toutes les personnes impliquées.

Quelles sont les qualités d’un organisateur d’événement ?


Le gestionnaire d'évènements est communicatif et a un réel talent pour l'organisation. C'est là le point culminant des qualités d'un bon gestionnaire d'événements. Mais ses qualités s'étendent aussi à la résilience, la flexibilité, la pensée économique et la créativité.

Un bon organisateur d'événement est à l'écoute de ses clients. L'objectif est de créer un événement qui sert les intérêts de ses clients et lui permette d'atteindre un résultat bien précis !

Un organisateur d'événement est aussi un professionnel proactif, toujours à l'affût de nouveautés et de bons plans pour rester le meilleur dans son domaine.

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