Accueillir un nouveau collaborateur : 5 conseils pour une intégration réussie !

Lorsque que vous recrutez un nouveau collaborateur, le processus d’intégration est crucial pour garantir une implication durable de ce dernier.

En effet, 69% des employés sont plus susceptibles de rester au moins trois ans au sein d’une entreprise lorsque leur intégration a été correctement menée.

Il s’agit donc d’un exercice périlleux, mais absolument indispensable pour éviter un trop grand turnover au sein de votre organisation. À l’heure actuelle, seuls 12% des employés déclarent être convaincus du processus d’accueil et d’intégration de leur entreprise.

Sachez faire la différence en suivant un certain nombre d’étapes qui vous permettront d’accueillir votre nouveau collaborateur dans les meilleures conditions possibles et de vous assurer qu’il se sente rapidement à sa place au sein de son équipe et, plus globalement, de l’entreprise.

1) Préparez son poste de travail

Dès lors qu’un candidat a signé son contrat chez vous, il faut préparer le terrain pour le jour de son arrivée. Après avoir mis à jour la fiche de personnel et ajouté son nom dans la base de données RH, il est temps de préparer son poste de travail.

Tout d’abord, si ce n’est pas déjà fait, attribuez-lui un bureau et commandez et/ou réunissez tout le matériel dont il aura besoin : fauteuil, ordinateur, téléphone fixe, smartphone, voiture de fonction, etc.

Préparez également ses badges si nécessaires, ainsi que des fournitures de bureau, tels qu’un bloc-notes et des stylos, par exemple. Par ailleurs, faites immédiatement la demande de création de ses comptes et identifiants de connexion pour qu’ils les reçoivent dès son arrivée dans les locaux.

Enfin, commencez d’ores et déjà à remplir son agenda avec les moments de rencontre/prise de contact, les réunions, les éventuelles formations, les événements d’entreprise, etc. De cette façon, il aura, dès le départ, une vision claire de son planning.

2) Annoncez son arrivée en interne et en externe

Pour préparer le terrain en interne, informez à l’avance vos collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Pour cela, écrivez un mail de présentation en précisant son nom, son poste, son parcours et son expérience ainsi que la date de son arrivée dans l’entreprise.

Demandez également à vos équipes de l’accueillir chaleureusement le jour-J et de l’aider au maximum pour qu’elle s’intègre ainsi plus facilement.

Annoncez également son arrivée sur vos réseaux sociaux d’entreprise afin que votre nouvelle recrue se sente réellement attendue et appréciée à sa juste valeur avant même de commencer à travailler chez vous.

3) Personnalisez son accueil le jour-J

Le jour de l’arrivée de votre nouveau collaborateur, ne l’installez pas d’emblée devant son poste de travail. Organisez une réunion d’accueil dans laquelle vous aborderez les différents éléments clés pour mieux cerner son environnement : la présentation de l’entreprise, son activité, ses valeurs, etc.

À l’issue de cette réunion, communiquez-lui en détail le règlement intérieur et les consignes de sécurité du site puis faites-lui visiter les locaux. Vous pouvez profiter de cette visite pour le présenter individuellement à quelques-uns de ses nouveaux collègues.

Vous pouvez également en profiter pour lui présenter son éventuel « tuteur », désigné en amont sur la base du volontariat. Le tuteur sera l’interlocuteur privilégié du nouvel arrivant et une sorte de médiateur entre lui, la hiérarchie, les RH et/ou le reste de son équipe.

Votre nouveau collaborateur aura ainsi la possibilité de s’appuyer sur quelqu’un en toute confiance s’il a des questions ou des incompréhensions.

4) Fournissez un « kit de bienvenue »

Afin de lui faire bonne impression, vous pouvez fournir au nouvel arrivant un « kit de bienvenue ». Celui-ci pourra se composer de différents éléments tels que :

• Les coordonnées de ses principaux interlocuteurs incluant son équipe, le service informatique, le ou la responsable RH, etc) ;
  
• Le livret d’accueil comprenant notamment une présentation de l’entreprise et de son activité, l’organigramme, les politiques et procédures, les consignes de sécurité, les informations sur les avantages sociaux tels que la mutuelle et le plan de retraite ;
  
  
• Des goodies tels qu’une tasse à café, un pot à crayon, un tapis de souris, etc.
  Vous n’aurez qu’à placer le kit sur son bureau pour qu’il ait la bonne surprise de le découvrir en s’installant pour la première fois à son poste.
  

5) Organisez un shooting photo

Parce qu’une image vaut mille mots, organiser un shooting photo professionnel avec le nouvel arrivant et son équipe peut permettre de l’intégrer plus facilement au sein de votre organisation.

Avec un portrait individuel « aux couleurs de l’entreprise » ainsi qu’une photo avec toute son équipe, vous participerez à son intégration et à la création d’un sentiment d’appartenance.

Et grâce à l’uniformisation des portraits de chacun de vos collaborateurs, vous obtiendrez une certaine cohérence au niveau de la communication, que ce soit sur votre site internet, sur l’intranet ou sur les réseaux sociaux de votre entreprise.