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Publié le 26/11/2020 - 6 minutes de lecture

Comment préparer votre événement virtuel ?

Maxime Arcari

CEO & Cofondateur @ Utopix

Préparer un événement virtuel représente un autre challenge que l’organisation d’un événement classique. Vous allez devoir adapter votre organisation, votre communication et votre planning afin de proposer une expérience unique et réussie à votre audience. 


La durée de votre événement

La durée de votre événement est une notion capitale à définir : capter et maintenir l’attention d’un public présent derrière un ordinateur est un challenge bien plus compliqué que lors d’un événement classique. En effet, l’attention de votre audience est plus rapidement consommée et la fatigue visuelle plus importante. 

Nos conseils 

·   Nous vous recommandons d’organiser des événements virtuels d’une durée moyenne de 2 heures maximum. 

·   N’hésitez pas à prévoir des temps de pause/entractes au minimum toutes les heures pour permettre à votre public de se restaurer et de se dégourdir les jambes. 
 

La plateforme de diffusion  🖥

Sur quelle plateforme allez-vous diffuser votre événement virtuel ? De nombreuses possibilités existent :  

  • Votre site web 
  • Facebook 
  • Instagram
  • Youtube 
  • Vimeo
  • Webex  
  • Zoom  

Toutes ces plateformes sont principalement utilisées comme outil de diffusion.  

Dès lors, deux questions importantes vont orienter votre choix: 

·   Sur quelle(s) plateforme(s) votre public se trouve-t-il ?

Optez pour les plateformes sur lesquelles votre audience est déjà présente et importante. (Peu d’intérêt de diffuser sur Instagram si tous vos fans vous suivent depuis Facebook)

·   Votre événement sera-t-il public ou privé ?

Si vous décidez de privatiser votre événement, une diffusion sur vos réseaux sociaux sera sans doute moins appropriée (les réseaux sociaux étant par définition davantage destinés à une communication publique). Votre site web pourra, quant à lui, héberger votre événement avec un mot de passe. 
 

Le contenu

Au cours de votre événement virtuel, vous pourrez diffuser  à l’écran tous les types de contenus que vous souhaitez. 

Pensez à préparer et à optimiser vos médias afin de proposer un rendu de qualité à vos spectateurs: 

  • PowerPoint
  • Vidéo
  • Effets sonores, musiques 
  • Motion Design 
  • ...

Notre conseil 

Évitez de filmer l’écran de projection qui se trouve sur le lieu de votre événement. La lisibilité sera faible et le rendu de mauvaise qualité. Optez pour une incrustation directe de votre powerpoint à l’écran.

événement virtuel


La promotion 🌟
 

Avant

Pour vous assurer que votre événement virtuel soit un succès et que votre public soit au rendez-vous, créez des momentums et communiquez régulièrement sur l’organisation de votre événement. N’hésitez pas à jouer la carte du compte à rebours et à présenter votre événement virtuel sous la forme d’un réel happening ! 

Soyez également clair sur l’expérience que vivront vos spectateurs en ligne: 

"Le public pourra-t-il poser des questions en direct ? Leur caméra sera-t-elle allumée ? [...] Préparez le terrain pour vous assurer que les bonnes personnes s'inscrivent à votre événement, et qu'elles se sentent ensuite satisfaites de l'expérience qu'elles ont vécue en se présentant".

Et enfin, expliquez concrètement en quoi votre événement est unique et quelle valeur il apportera à votre public. N’oubliez pas que la concurrence en ligne est bien plus rude et que votre audience peut facilement vous quitter pour rejoindre un événement concurrent qui aurait lieu au même moment.

Quelques astuces pour que votre public soit au rendez-vous

  • Dévoilez le programme de votre événement en plusieurs vagues. Préparez un rétroplanning et assurez-vous que l’intégralité du contenu ne soit dévoilée que quelques jours avant votre événement.
     
  • Créez une page web sur votre site intégralement consacrée à votre événement virtuel : programme, accès, compte à rebours... 
     
  • Rendez l’accès à votre événement virtuel aussi simple que possible : Expliquez en avance les démarches à suivre pour rejoindre votre événement en ligne. N’hésitez pas à le rappeler dans toutes vos communications et à illustrer (screenshot, gif, video) chacune des étapes au besoin.
     
  • Encouragez tous les intervenants (speakers, participants, organisateurs..) de votre événement à en assurer la promotion sur leurs réseaux respectifs.
     
  • Si vous décidez de monétiser votre événement, proposez un prix juste et plus attractif que celui initialement prévu pour votre événement physique. Gardez à l’esprit que beaucoup d’événements virtuels sont proposés à titre gratuit. 

Pendant

L'interaction avec votre audience en ligne est l’une des clés du succès de votre événement. Interagir avec votre public vous permet de le maintenir attentif et actif. Transformez vos spectateurs en acteurs de votre événement ! 

  • Dès le début de votre live, expliquez à votre public par quels moyens ils pourront interagir et participer à votre événement. Invitez-les à partager et promouvoir votre événement dans leurs réseaux respectifs.
     
  • Si vous diffusez des présentations, faites en sorte que celles-ci soient dynamiques et imagées. Ne restez pas plus de 5 minutes sur chaque slide au risque de perdre l’attention de votre audience.
     
  • Prévoyez un système de chat (avec ou sans modération) pour donner la possibilité à votre public de poser des questions directement à vos intervenants.
     
  • Soyez créatifs grâce à des outils interactifs tels que Slido ! Quizz, FAQ, votes... Préparez vos outils pour le jour J afin de créer une expérience interactive et divertissante. 

Après 

Afin de rentabiliser au maximum votre investissement, votre événement virtuel doit faire partie d’un plan de communication global qui s’étend bien au-delà du direct. 

Une fois votre événement virtuel réalisé, vous avez tout le loisir de récupérer votre contenu vidéo en haute qualité et de le partager à votre public sous différentes formes, par exemple: 

  • Découpez votre vidéo en plusieurs parties (par sujet, intervenant..) et promouvez-le sur plusieurs jours, semaines,... à travers vos supports de communication : newsletter, réseaux sociaux, site web
     
  • Utilisez votre contenu vidéo pour assurer la promotion de vos prochains événements 

Communiquez également la réussite de votre projet (sous la forme de mailing ou mieux, d’infographie)  à tous les spectateurs qui ont assisté à votre événement :

  • Nombre d'intervenants 
  • Nombre de personnes qui se sont connectées 
  • Nombre de messages du chat
  • Nombre de partages de l’événement 

Et enfin, n’hésitez pas à réaliser des sessions de feedback auprès de votre public afin de comprendre comment il a vécu cette expérience virtuelle et mesurer son engagement. 

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